Waar het opstellen van contracten bij veel grote ondernemingen al digitaal wordt afgehandeld via contract drafting software, is de automatisering op deze contracten vaak nog handmatig werk. Albert Heijn franchise VOS supermarkten, waar ook verschillende Etos en Gall & Gall winkels onder vallen, heeft met behulp van de fillthedoc contract automation tool binnen een week hun WAB-verplichtingen (volgend uit de vast & flexwerk wet) geheel kunnen automatiseren, en zijn op deze manier compliant met de nieuwe arbeidswetgeving.

Grote ondernemingen zijn constant bezig met het optimaliseren van hun interne operaties. De juridische tak blijft hier echter vaak in achter, ondersteund door het klassieke beeld van de bedrijfsjuristen die de contractafwikkeling dienen te begeleiden. In de praktijk blijken arbeidscontracten die worden afgewikkeld door partijen als Albert Heijn echter eenvoudig te digitaliseren en automatiseren, waarna deze door -in dit geval- de HR afdeling snel en correct kunnen worden opgesteld.

Fillthedoc ondersteunt hierin door middel van het automatiseren van bestaande -vaak Word- templates, welke eenvoudig in een digitaal sjabloon kunnen worden verwerkt. Hierna kan door middel van het koppelen van bestaande systemen van een organisatie eenvoudig bestaande data worden uitgewisseld, wat het proces van het opstellen van het contract versnelt en minder foutgevoelig maakt.

Gezien de vele werknemers bij Albert Heijn Vos Supermarkten, met een evengroot aantal arbeidscontracten, is het monitoren van deze contracten een tijdrovend proces. Het monitoren van deze contracten is relevant in het licht van de recent aangenomen Nederlandse Vast en Flexwerkwet. Deze wet stelt dat er automatisch notificaties, begeleid door een voorstel voor een vaste arbeidsovereenkomst, dienen te worden verstuurd naar werknemers na een bepaalde periode van tijdelijke werkzaamheden voor een werkgever.

"Het handmatig volgen van het HR-proces is tijdrovend en vergroot de kans op eventuele toekomstige boetes voor het missen van deadlines bij het niet naleven van de wetgeving. Met Fillthedoc konden we deze HR-processen eenvoudig stroomlijnen en automatiseren. Dit bespaart ons maandelijks vele uren aan administratief werk en een verlaagd risico op boetes."
Anouk van Manen, HR manager Albert Heijn VOS

Met het digitaliseren van de templates en het instellen van notificaties op basis van de geaggregeerde dataset kan voortaan de HR afdeling van Albert Heijn VOS supermarkten zonder hulp van de bedrijfsjuristen contracten opstellen en deze monitoren met fillthedoc. Deze manier van werken is efficiënter, minder foutgevoelig en zorgt voor een verlichting van de werkzaamheden van de bedrijfsjurist, die zich voortaan op complexe juridische zaken kan focussen.

"Deze nieuwe opzet voor VOS Supermarkten sluit volledig aan bij hoe fillthedoc het contractmanagement van de toekomst wilt faciliteren. We zijn er trots op dat wij met fillthedoc nieuwe wetgeving dermate snel kunnen implementeren voor onze klanten dat zij niet alleen compliant zijn op het moment van ingang van de wet, maar zelfs vooruit kunnen lopen op nieuwe wetgeving."
Rick Schmitz, CEO fillthedoc

Over fillthedoc:
Organisaties wereldwijd besteden jaarlijks miljarden aan contract automatisering, met als doel zo efficiënt mogelijk te werken en uiteindelijk de kosten te verlagen. Vaak gaat het om investeringen in (SaaS) software tools die tijdrovend en erg duur zijn. fillthedoc is een API-tool waarmee u documenten in elk systeem kunt digitaliseren. U kunt automatisch gegevens ophalen (en retourneren) van externe (bron) systemen om het document te vullen.

fillthedoc is ontstaan uit LegalThings (gestart 2017), een SaaS-software voor het digitaliseren en automatiseren van contracten. Omdat steeds meer partijen de wens uitspreken om een optie te vinden om LegalThings in bestaande systemen te integreren, is fillthedoc op de markt gebracht. Partijen als Deloitte, M7, OSRE en Dapple maken al gebruik van het product. fillthedoc kan gratis worden getest op www.fillthedoc.com.

Wil je meer lezen over fillthedoc? Check dit artikel:

Fillthedoc digitaliseert binnen eigen systeem
Fillthedoc is een api-tool waarmee je documenten digitaliseert binnen je eigen systeem. Documenten worden automatisch gevuld door data uit externe (bron)systemen op te halen en ...